8 raisons d’opter pour un archivage externe

8 raisons d’opter pour un archivage

Avantages de l’externalisation de la conservation des documents professionnels

L’archivage mobilise des ressources financières et de personnel sans générer de revenu direct. C’est pourquoi de nombreuses entreprises perçoivent l’archivage davantage comme une corvée que comme un facteur important de réussite commerciale. Pourtant, une stratégie d’archivage professionnelle appropriée peut être synonyme de réduction des coûts, de sécurité juridique et même d’avantage concurrentiel.

Pour une entreprise, l’externalisation de l’archivage est clairement source d’avantages – dans de nombreux cas, elle est même une condition sine qua non pour garantir un archivage des documents professionnels conforme à la loi. Certaines dispositions de l’Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres comptables (Olico) imposent pour ainsi dire un stockage externe des archives.

1. Réglementation claire de l’accès aux documents

L’archivage interne offre-t-il une traçabilité suffisante pour savoir qui accède aux archives à quel moment? L’article 8 de l’Olico est très clair à ce sujet: «Les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés» et «Les consultations et les accès sont enregistrés». L’accès aux contrats, aux justificatifs et aux données des collaborateurs est-il vraiment limité aux personnes autorisées? Ces processus sont-ils réellement documentés de façon exhaustive? Dans le cas d’un archivage externe, toutes ces conditions sont automatiquement respectées.

2. Protection contre le feu, l’eau, le vol

Quelle protection offrent les archives d’entreprise ordinaires contre les risques naturels? La protection des documents archivés contre le vol, le feu, l’eau, les moisissures ou toute autre influence néfaste est souvent insuffisante dans les solutions d’archivage traditionnelles des entreprises.

3. Protection contre la destruction accidentelle

La destruction professionnelle et certifiée des documents sensibles au terme de leur cycle de vie fait partie intégrante d’une démarche d’archivage complète. Une gestion professionnelle des archives garantit également qu’aucun document ne soit éliminé par erreur.

4. Distinction claire entre documents de travail et archives

L’Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres comptables précise que les informations archivées et les informations actuelles doivent être conservées dans des emplacements distincts (art. 7 de l’Olico). Cette disposition exige une séparation physique claire entre les documents de travail actuels et les archives. De nombreuses entreprises négligent l’importance de cet aspect. Souvent, c’est aussi le manque d’espace qui les empêche de s’y conformer. Un archivage externe permet de satisfaire à cette prescription légale.

5. Moins d’espace requis sur le site de l’entreprise

Vos documents sont archivés dans les bureaux, dans le sous-sol du siège de votre entreprise ou dans un espace loué à cet effet?
Prenons le cas typique d’une entreprise de taille moyenne qui entrepose ses dossiers au sein de ses bureaux. Du fait de l’obligation de conservation décennale, cela peut vite représenter un volume considérable de classeurs occupant l’espace de plusieurs postes de travail. Dans ce cas, un archivage externe s’impose déjà pour des raisons de coût.

6. Payer uniquement l’espace réellement nécessaire

Souvent les archives d’entreprises sont restreintes par leurs limites de capacité ou surdimensionnées. Ou bien, des montagnes de dossiers sont entreposées dans des locaux bien trop coûteux. Avec un archivage externe, vous n’utilisez et ne payez que l’espace dont vous avez effectivement besoin.

7. Efficacité accrue grâce au gain de temps

Les questions d’archivage sont rarement en tête des priorités d’une direction d’entreprise. Pourtant, une solution externe offrant une gestion claire des archives permet aux entreprises d’économiser beaucoup de temps et de gagner ainsi en efficacité. La perte de temps liée à des recherches inutiles peut être considérablement réduite. C’est pourquoi les entreprises ont tout intérêt à s’intéresser de près à cette thématique et à intégrer de façon optimale l’archivage à leurs processus.

8. Toujours en phase avec la législation en vigueur

Quelle que soit l’évolution des dispositions réglementaires, un prestataire d’archivage externe fiable adapte toujours son infrastructure et ses processus aux dernières dispositions légales applicables. Vous avez ainsi la garantie de toujours être en conformité avec les exigences légales en matière d’archivage.

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