Pourquoi un IT Outsourcer mise sur l’archivage analogique externe.

Pourquoi un IT Outsourcer mise sur l’archivage analogique externe.

youngsolutions – la virtualisation par excellence

La société Young Solutions AG propose des solutions de virtualisation pour externaliser l’IT complète des PME. L’offre s’étend de Software Packages sur mesure à des solutions de communication Voice et Mail, en passant par des capacités de serveur évolutives. Son nom est tout un programme: jeune, orientée solutions et intégralement numérisée. Cependant – ou précisément pour cette raison –, youngsolutions a développé une conscience aiguë de la nécessité d’un archivage analogique professionnel, et a exploré à cette fin de nouvelles pistes.

Un changement d’approche à cause d’un déménagement

Il y a quelques mois, Young Solutions AG a emménagé à la suite d’une forte expansion dans des locaux ouverts et lumineux, qui correspondaient exactement aux besoins des collaborateurs. Dans ces circonstances, force a été de constater que les archives physiques occupaient une quantité inutilement importante de ressources d’espace. En effet, même si la société s’est spécialisée dans la numérisation la plus poussée possible des postes de travail de bureau, les documents importants de l’entreprise restent stockés aussi sous forme analogique afin d’être toujours accessibles physiquement. Un comparatif des dépenses a finalement révélé qu’en cas d’outsourcing des archives les coûts initiaux et de conservation seraient amortis en peu de temps par les économies faites sur l’espace loué. Il a ainsi été décidé que la pléthore de dossiers accumulés au cours des dix dernières années en raison de l’obligation de conservation serait archivée en externe.

Outsourcing d’archives – mais où?

En qualité de prestataire d’outsourcing IT innovant aux exigences de sécurité élevées, la société Young Solutions AG a établi une échelle d’évaluation stricte pour le stockage de ses archives analogiques. «Les conseils avisés des experts de Biella SimplyFind et la possibilité de composer des prestations d’archivage sur mesure nous ont séduit dès la phase des entretiens», explique le COO Mike Burkart. Et de poursuivre: «Nous attendons naturellement de nos prestataires la même souplesse vis-à-vis du client en matière d’outsourcing que celle qui constitue le cœur de notre business model.» «Le haut niveau de sécurité et la certitude que nos documents commerciaux sont toujours archivés selon les prescriptions légales en vigueur m’ont vite convaincu», ajoute Michael Heimgartner, le responsable administratif de ce prestataire de services IT innovant. «De même, notre CEO Stefan Escher a été très heureux d’apprendre que l’outsourcing des archives de la société nous permettait même de faire des économies», sourit le COO.

«C’est un sentiment apaisant quand tout marche comme sur des roulettes»

Michael Heimgartner de youngsolutions est enthousiaste de la collaboration sans accroc avec Biella SimplyFind, ce qu’il illustre par des exemples tirés de la pratique: «Il y a peu, nous avons dû accéder à d’importants documents d’un client, qui sont stockés dans les archives SimplyFind: quelques papiers et un CD. La demande extrêmement urgente nous est parvenue après la fermeture. Grâce à l’inventaire minutieux et au répertoire clair de nos archives dans la gestion des archives de SimplyFind, nous avons pu demander immédiatement les documents détaillés requis. Dès le lendemain matin, nous pouvions télécharger le contenu du support de données depuis un répertoire cloud crypté – et des scans de bonne qualité des documents papier qui étaient liés au support étaient de même à notre disposition.» Sans transition, Heimgartner renchérit avec un nouvel exemple: «Pour la révision de la T.V.A. à venir, nous pouvons choisir entre recevoir les dossiers correspondants par voie postale, ou bien au format PDF/A sur le Scanning Center de SimplyFind. Tout est super souple!» L’air satisfait, il se rend alors à la réunion suivante en pressant le pas.

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