Cinq aspects importants de la conservation de documents professionnels

Cinq aspects importants de la conservation de documents professionnels*

Il existe certes des sujets plus passionnants dans une vie professionnelle que de se préoccuper des directives d’archivage des documents professionnels. Il est pourtant fortement conseillé à tous les responsables de traiter ce sujet avec la plus grande attention. Outre la sécurité des données, il existe en effet également des risques juridiques qui peuvent mettre une entreprise, et en particulier ses organes de direction, en grande difficulté. Souvent, un conseil externe est la meilleure des préventions.

1. La conformité, un risque lors de l’archivage

La responsabilité de la conformité incombe à l’organe de direction suprême d’une société. Les tâches correspondantes peuvent certes être déléguées, mais pas la responsabilité en elle-même. C’est pourquoi le management fautif se voit de plus en plus souvent rappeler à ses obligations. Les risques en cas de conservation de documents non conforme à la loi se manifestent sous la forme d’amendes en cas d’irrégularités dans la tenue des comptes ou de mise en péril de l’impôt, de demandes d’indemnisation, de retrait d’autorisation ou de perte de réputation. Mais également avec le risque de la preuve dans les litiges relatifs à des contrats ou les procédures judiciaires, ainsi que pour la responsabilité du produit.

2. L’obligation de conservation est marquée par différentes prescriptions légales

Outre le code des obligations et l’ordonnance relative au registre du commerce et à la tenue et à la conservation des livres de comptes, des dispositions d’autres domaines juridiques constituent la base d’un archivage conforme à la loi des documents commerciaux: les lois sur les assurances sociales, sur la protection des données, fiscales, sur la responsabilité des produits et sur la protection de l’environnement.

3. Quels documents sont soumis à une obligation de conservation et pendant combien de temps?

Les originaux des rapports annuels, les livres comptables et les documents fiscaux sont soumis à l’obligation légale d’archiver de 10 ans, de même que les justificatifs comptables et autres documents nécessaires à la compréhension de la comptabilité et des rapports annuels. Il convient également de conserver la correspondance commerciale, y compris les e-mails concernés, ainsi que dans les exploitations de production les données de fabrication et d’assurance qualité. Une obligation de conservation plus longue s’applique en ce qui concerne les biens immobiliers et les terrains (TVA: 20 + 5 ans; impôt sur les gains immobiliers: durée de propriété) ainsi que pour les délais de prescription de l’impôt fédéral direct (15 ans).

conservation de documents professionnels - comptes annuels

4. La forme de conservation est elle aussi décisive

Les informations soumises à l’obligation d’archiver doivent être conservées «en bonne et due forme» de manière à assurer la concordance avec les transactions commerciales correspondantes – il peut s’agir du format physique ou numérique. Les comptes annuels font exception: le bilan et le compte de résultat doivent être archivés signés et sous forme papier. Ceci est également recommandé pour les contrats afin d’assurer la force probante procédurale. L’intégrité des données revêt une importance capitale, notamment lors de l’archivage numérique: l’«authenticité et la non-falsification» doivent être garanties par des supports d’information non modifiables ou des signatures numériques, des horodatages et des fichiers log.

5. Enregistré de manière structurée, sûre et reproductible

Les données archivées doivent être bien protégées et enregistrées de manière clairement distincte des données commerciales actuelles, et être disponibles dans un délai approprié. Il convient également de vérifier régulièrement leur intégrité, leur exactitude et leur lisibilité, notamment en cas de migration. Il est recommandé d’archiver les données en Suisse et de garantir la protection des accès à l’aide d’un concept de sécurité.

En résumé

L’archivage conforme à la loi est complexe et doit être perçu par les dirigeants comme une tâche primordiale. Ceux-ci doivent veiller à ce que les mesures organisationnelles et techniques nécessaires soient prises afin de conserver les documents qui doivent l’être sous la forme prescrite et pendant la durée voulue, de manière à ce qu’ils soient à tout moment disponibles et lisibles. L’accès aux données stockées doit être clairement réglementé et traçable.

 

*Cet article du blog s’appuie sur un exposé de l’avocat Daniel Alder, docteur en droit et associé chez Kellerhals Carrard, dans le cadre d’une manifestation de Biella SimplyFind.

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