De l’utilité et de l’inutilité des certifications

De l’utilité et de l’inutilité des certifications

Les avis des entreprises divergent largement au sujet des avantages apportés par les certifications. Leur motivation à se faire certifier joue un rôle prépondérant. Lorsque la demande vient uniquement de clients qui exigent systématiquement une certification officielle de la part des fournisseurs, les activités de certification tiennent plutôt d’une mise en scène pour l’auditeur. Il en est de même lorsque la certification est demandée par des hauts dirigeants, sans communiquer sur son utilité ni suivre le processus avec conviction. Les «devoirs» sont faits, mais le tout n’est perçu que comme un mal nécessaire.

Sécurité et satisfaction grâce à des processus de gestion de la qualité transparents

Les choses peuvent aussi se dérouler autrement. L’élaboration d’un système de gestion de la qualité ainsi que le manuel et les documents qui y sont liés doivent être une invitation à se sensibiliser aux thématiques problématiques pour chaque collaborateur. Même si la surcharge de travail liée à la phase de certification met à mal les ressources en personnel, la formation spécifique est généralement une source de motivation. Des processus clairement définis sont plus transparents. Ils peuvent ainsi être perçus et appréhendés en toute conscience par les personnes concernées. Les mécanismes de contrôle installés assurent une optimisation continue des processus et normes de qualité. En exagérant un peu, il n’y a plus besoin de responsable de gestion de la qualité, car tout le monde est responsable de la qualité au sein de l’entreprise! Des procédures clairement définies ne remettent pas pour autant en question la flexibilité, si des éventualités et des cas particuliers sont prévus en conséquence dans les processus. Le manuel de gestion de la qualité doit donc être aussi précis que nécessaire et aussi flexible que possible.

Gestion de la qualité dans l’archivage physique et numérique

A-t-on réellement besoin d’une certification du système de gestion de la qualité? Même si de nombreuses entreprises dont la gestion de la qualité est cohérente maintiennent des normes de qualité élevées, une certification officielle apporte assurément une sécurité supplémentaire dans les domaines exposés à des risques particuliers. C’est notamment le cas dans le secteur médical, l’industrie, l’informatique, mais aussi pour l’archivage. Chez Biella SimplyFind, nous avons donc décidé de faire certifier nos processus – jusque-là déjà bien définis – selon la norme ISO 9001:2015. Prenons l’exemple de l’archivage analogique.

L’ensemble du processus doit être défini en détail et documenté de manière claire par le biais de schémas. Le feedback d’auditeurs qualifiés lors du contrôle des normes visées apporte la garantie de proposer un niveau de qualité de service constant. Il est ainsi garanti que les clients faisant appel au service d’archivage respectent leurs propres obligations de conformité, pour ce qui est des documents confidentiels et sensibles et du respect des prescriptions légales spécifiques.

Ce qui vaut pour l’archivage physique est une priorité absolue en matière de sécurisation des données dans l’archivage numérique. Le matériel et les logiciels que nous utilisons font eux aussi l’objet d’une certification. Nous nous référons à la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’installation et de l’exploitation de l’infrastructure IT. Outre la définition et le respect de processus clairs, une analyse dynamique des risques constitue une base pour atteindre le plus haut niveau de sécurité possible.

Certification de l’écoresponsabilité

Tout en se concentrant sur la sécurité et la qualité des processus, les entreprises doivent aussi mettre l’accent sur une gestion responsable et économe des ressources énergétiques. Pour son fort engagement dans ce domaine et l’établissement d’une détermination des objectifs de concert avec la Confédération d’ici à 2025, le groupe Biella s’est vu décerner le certificat ACT pour l’efficacité énergétique et la protection climatique.

Toutes les parties prenantes tirent profit de la certification

Les entreprises certifiées appliquant la gestion de la qualité peuvent proposer à leurs clients une haute qualité de produits et services authentique et reproductible, ce qui leur permet d’obtenir un avantage durable sur le marché. Les collaborateurs gagnent en efficience et en autonomie et peuvent ainsi développer un comportement autonome et flexible dans le cadre des directives de processus. Les clients peuvent s’assurer que les spécifications, conditions de livraison, délais, coûts et principes déontologiques dont il a été convenu sont respectés. Vous trouverez d’autres informations sur les thèmes de la certification, des normes et des standards ici: Système de gestion de la qualité, Liste des normes, Association Suisse de Normalisation (SNV)

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