Über den Sinn und Unsinn von Zertifizierungen

Über den Sinn und Unsinn von Zertifizierungen

Die Frage nach dem erzielten Nutzen durch eine Zertifizierung, beantworten Firmen sehr unterschiedlich. Stark abhängig davon ist die jeweilige Motivation, sich überhaupt zertifizieren zu lassen. Wenn der Impuls nur von Kunden kommt, die eine offizielle Zertifizierung der Lieferanten zwingend vorschreiben, verkommen die Zertifizierungsaktivitäten bisweilen zum Schauspiel für den Auditor. Dasselbe gilt, wenn die Zertifizierung vom obersten Management nur angeordnet, aber der Nutzen nicht überzeugend kommuniziert und der Vorgang nicht überzeugt begleitet wird. Die «Hausaufgaben» werden dann zwar erledigt, aber das Ganze wird als das berüchtigte notwendige Übel betrachtet.

Klare QM-Prozesse schaffen Sicherheit und Zufriedenheit

Doch es geht auch anders. Die Erarbeitung eines Qualitätsmanagementsystems und der damit verbundenen Manuals und Dokumente sollte eine Einladung an jeden einzelnen Mitarbeitenden sein, sich selbst für die fraglichen Themen zu sensibilisieren. Auch wenn die zusätzlichen Aufwände während der Zertifizierungsphase die personellen Ressourcen etwas strapazieren, bringt die spezifische Schulung meist einen Motivationsschub. Durch die klare Definition der Abläufe werden sie transparenter und können somit von allen Beteiligten auch bewusster wahrgenommen und gelebt werden. Die installierten Kontrollmechanismen sorgen für die laufende Optimierung der Abläufe und Qualitätsstandards. Überspitzt formuliert, braucht es keinen QM-Verantwortlichen – jeder in der Firma ist QM! Auch stellen klar definierte Vorgehensweisen die Flexibilität nicht in Frage, wenn Eventualitäten und Sonderfälle in den Prozessabläufen entsprechend vorgesehen werden. Somit sollte das QM-Handbuch so präzise wie nötig, aber so flexibel wie möglich ausgestaltet sein.

Qualitätsmanagement in der physischen und digitalen Archivierung

Doch braucht es tatsächlich eine Zertifizierung des QM-Systems? Auch wenn viele unzertifizierte Firmen mit einem konsequenten Qualitätsmanagement ebenso hohe Qualitätsstandards bieten, vermittelt eine offizielle Zertifizierung in Branchen mit besonderen Risiken auf jeden Fall zusätzliche Sicherheit. Besonders wenn wir an den Medizinalbereich, Industriebetriebe, die IT oder eben auch die Archivierung denken. Bei Biella SimplyFind haben wir uns daher entschlossen, unsere schon bis anhin klar definierten Prozesse zusätzlich nach ISO 9001:2015 zertifizieren zu lassen. Nehmen wir das Beispiel der analogen Archivierung.

Der ganze Prozess muss hier bis ins Detail präzise definiert und in Ablaufschemen übersichtlich dokumentiert sein. Das Feedback von qualifizierten Auditoren bei der Überprüfung der angestrebten Standards stellt sicher, dass eine konstant hohe Dienstleistungsqualität geboten werden kann. So ist garantiert, dass die Archivierungskunden auch bezüglich ihrer eigenen Compliance-Verpflichtungen, bei vertraulichen und sensiblen Dokumenten und bei der Einhaltung der spezifischen gesetzlichen Bestimmungen auf der sicheren Seite sind.

Was für die physische Archivierung gilt, ist bei der Datensicherheit in der digitalen Archivierung erst recht oberstes Gebot. Daher sind die von uns eingesetzten Hard- und Software-Systeme ebenfalls zertifiziert. Geregelt werden diese Standards in der ISO-Norm 27001, die für die Sicherheit beim Aufbau und Betrieb von IT-Infrastruktur herangezogen wird. Neben der Definition und Einhaltung von klaren Prozessen bildet hier vor allem auch eine dynamische Risikoanalyse die Basis für höchstmögliche Sicherheit.

Zertifizierte Umweltverantwortung

Bei aller Aufmerksamkeit für die Sicherheit und Prozessqualität sollte bei Unternehmen aber auch der bewusste und sparsame Umgang mit den Energieressourcen im Fokus stehen. Das grosse Engagement des Biella Konzerns in diesem Bereich und der Abschluss einer entsprechenden Zielvereinbarung mit dem Bund bis 2025 wurden kürzlich mit dem ACT-Zertifikat für Energieeffizienz + Klimaschutz ausgezeichnet.

Von Zertifizierungen profitieren alle Beteiligten

Zertifizierte Unternehmen, welche das QM leben, können Ihren Kunden eine authentische und reproduzierbar hohe Produkt- und Dienstleistungsqualität bieten und verschafft sich dadurch nachhaltige Marktvorteile. Die Mitarbeitenden gewinnen an Effizienz und Selbständigkeit und können so im Rahmen der Prozessvorgaben eine autonome und flexible Handlungsweise entwickeln. Die Kunden können sich darauf verlassen, dass die vereinbarten Spezifikationen, Lieferbedingungen, Termine, Kosten und ethischen Grundsätze garantiert sind. Hier finden Sie weitere Informationen zum Themenkreis Zertifizierung, Normen und Standards: Qualitätsmanagementsystem, Normenübersicht, Schweizerische Normenvereinigung (SNV)

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