Fünf wichtige Aspekte bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Fünf wichtige Aspekte bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen*

Zugegeben, es gibt spannendere Themen im Geschäftsleben, als sich um die Archivierungsvorschriften von Geschäftsunterlagen zu kümmern. Dennoch sind alle Verantwortlichen gut beraten, dieser Thematik mit grösster Sorgfalt zu begegnen. Schliesslich geht es neben der Datensicherheit auch um rechtliche Risiken, die ein Unternehmen und insbesondere auch seine Führungsorgane in erhebliche Bedrängnis bringen können. Oft ist externer Rat die beste Vorsorge.

1. Compliance als Risiko bei der Archivierung

Die Compliance Verantwortung liegt beim obersten Leitungsorgan einer Gesellschaft. Zwar können diesbezügliche Aufgaben delegiert werden, nicht jedoch die Verantwortung an sich. Daher wird immer häufiger auch das fehlbare Management in die Pflicht genommen. Die Risiken bei nicht gesetzeskonformer Aufbewahrung manifestieren sich in Form von Bussen bei ordnungswidriger Buchführung oder Steuergefährdung, Schadenersatzforderungen, Bewilligungsentzug oder Reputationsverlust. Aber auch beim Beweisrisiko in Vertragsstreitigkeiten oder Gerichtsprozessen sowie bei der Produkthaftpflicht.

2. Verschiedene gesetzliche Vorgaben prägen die Aufbewahrungspflicht

Neben dem Obligationenrecht sowie der Handelsregister- und Geschäftsbücherverordnung bilden auch Bestimmungen aus weiteren Rechtsgebieten die Grundlage für die gesetzeskonforme Archivierung von geschäftlichen Unterlagen: Sozialversicherungs-, Datenschutz-, Steuer-, Produkthaftpflicht- und Umweltschutzgesetze.

3. Was unterliegt wie lange der Aufbewahrungspflicht?

Der 10-jährigen gesetzlichen Archivierungspflicht unterliegen die Jahresabschlüssen im Original, die Geschäftsbücher und die Steuerunterlagen sowie die für das Verständnis der Buchführung und des Jahresabschlusses notwendigen Buchungsbelege und weiteren Unterlagen. Ebenfalls aufzubewahren sind die Geschäftskorrespondenz, inkl. der relevanten E-Mails und bei Produktionsbetrieben die Herstellungs- und Qualitätssicherungsdaten. Eine verlängerte Aufbewahrungspflicht gilt im Zusammenhang mit Immobilien und Grundstücken (MWST: 20 + 5 Jahre; Grundstückgewinnsteuer: Eigentumsdauer) sowie bei den Verjährungsfristen der Direkten Bundessteuer (15 Jahre).

Aufbewahrungsplicht Jahresabschluss

4. Auch die Form der Aufbewahrung ist entscheidend

Die archivierungspflichtigen Informationen müssen «ordnungsgemäss» aufbewahrt werden, so dass die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist – dies kann physisch oder digital sein. Die Ausnahme bildet der Jahresabschluss: Die Bilanz und Erfolgsrechnung müssen unterzeichnet und in Papierform abgelegt werden. Empfehlenswert ist dies auch bei Verträgen, um die prozessuale Beweiskraft zu sichern. Der Datenintegrität kommt insbesondere bei der digitalen Archivierung eine zentrale Bedeutung zu: Die «Echtheit und Unverfälschtheit» muss durch unveränderbare Informationsträger oder durch digitale Signaturen, Zeitstempel und Log-Files garantiert sein.

5. Strukturiert, sicher und reproduzierbar gespeichert

Die Archivdaten müssen gut geschützt sowie klar von den aktuellen Geschäftsdaten getrennt gespeichert und innert angemessener Frist verfügbar sein. Auch müssen sie regelmässig auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Lesbarkeit überprüft werden – insbesondere bei einer Migration. Es ist empfehlenswert, die Daten in der Schweiz zu archivieren und mit einem Sicherheitskonzept den Zutritts- und Zugriffsschutz zu garantieren.

Kurz zusammengefasst

Die gesetzeskonforme Archivierung ist anspruchsvoll und muss von den Führungsverantwortlichen als zentrale Aufgabe wahrgenommen werden. Sie haben dafür zu sorgen, dass die notwendigen organisatorischen und technischen Massnahmen ergriffen werden, um aufbewahrungspflichtige Dokumente in der vorgeschriebenen Form und Dauer so aufzubewahren, dass sie jederzeit verfügbar und lesbar sind. Dabei muss der Zugriff auf die Datenbestände klar geregelt und nachvollziehbar sein.

 

*Dieser Blogbeitrag basiert auf einem Referat von Rechtsanwalt Dr. iur. Daniel Alder, Partner von Kellerhals Carrard, im Rahmen einer Veranstaltung von Biella SimplyFind.

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