Weshalb ein IT-ler auf externe analoge Archivierung setzt

Weshalb ein IT-ler auf externe analoge Archivierung setzt

youngsolutions – virtualisierter lässt wohl niemand arbeiten

Die Young Solutions AG bietet virtualisierte Lösungen für das Outsourcing der kompletten IT von KMU – von massgeschneiderten Software Packages, über skalierbare Serverkapazitäten bis hin zu Voice- und Mail-Kommunikationslösungen. Der Name der Firma ist Programm: jung, lösungsorientiert und voll digitalisiert. Dennoch – oder gerade deswegen – hat youngsolutions ein ausgeprägtes Bewusstsein für die Notwendigkeit einer professionellen analogen Archivierung entwickelt und dazu neue Wege gesucht.

Umzug führte zum Umdenken

Vor einigen Monaten hat die Young Solutions AG im Zuge ihrer starken Expansion offene und helle Räumlichkeiten bezogen, die exakt auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten sind. In diesem Zusammenhang hat man festgestellt, dass für das physische Archiv unnötig viele Platzressourcen aufgewendet werden. Denn, selbst wenn sich die Firma auf die grösstmögliche Digitalisierung von Büroarbeitsplätzen spezialisiert hat, werden wichtige Firmenunterlagen immer noch zusätzlich analog abgelegt, damit sie jederzeit physisch greifbar sind. Ein Aufwandvergleich hat schliesslich ergeben, dass sich bei einem Archiv-Outsourcing die Initial- und Aufbewahrungskosten innert kurzer Zeit über die Einsparungen an Raummiete amortisieren. So wurde beschlossen, die Fülle von Ordnern, die sich in den letzten zehn Jahren wegen der Aufbewahrungspflicht angesammelt hatten, extern zu archivieren.

Archiv outsourcen – aber wo?

Als innovativer IT Outsourcing-Anbieter mit hohen Sicherheitsansprüchen hat die Young Solutions AG bei der Evaluation für die Auslagerung des analogen Archivs strenge Massstäbe angelegt. «Die fundierte Beratung durch die Experten von Biella SimplyFind und die Möglichkeit, die benötigten Archivdienstleistungen massgeschneidert zusammenzustellen, haben uns schon in einer frühen Phase der Gespräche überzeugt», erläutert COO Mike Burkart. Und er fährt fort: «Die selbe kundenfreundliche Flexibilität beim Outsourcing, die den Kern unseres eigenen Geschäftsmodells bildet, erwarten wir natürlich auch von unseren Dienstleistern.» «Der hohe Sicherheitsstandard und die Gewissheit, dass unsere Geschäftsunterlagen immer gemäss den neusten gesetzlichen Vorschriften archiviert sind, haben mich schnell überzeugt», ergänzt Michael Heimgartner, der Administrationsleiter dieses innovativen IT Dienstleisters. «Und ebenfalls sehr gefreut hat sich unser CEO Stefan Escher, als er erfahren hat, dass das Outsourcing des Archivs der Firma sogar noch Geld spart», schmunzelt der COO.

«Es ist ein beruhigendes Gefühl, wenn immer alles klappt»

Michael Heimgartner von youngsolutions zeigt sich begeistert über die reibungslose Zusammenarbeit mit Biella SimplyFind und bringt es mit Praxisbeispielen auf den Punkt: «Kürzlich mussten wir auf wichtige im SimplyFind Archiv abgelegte Unterlagen eines Kunden zugreifen: einige Papierdokumente und eine CD. Die äusserst eilige Anfrage kam bei uns nach Geschäftsschluss rein. Dank der sorgfältigen Inventarisierung und einem übersichtlichen Verzeichnis unseres Archivguts in der SimplyFind Archivverwaltung konnten wir die benötigten detaillierten Unterlagen sofortanfordern. Bereits am nächsten Morgen  stand für uns der Inhalt des Datenträgers auf einem verschlüsselten Cloudverzeichnis zum Download bereit – ebenso saubere Scans der Papierdokumente, die zum Datenträger gehörten.» Ohne Luft zu holen, schiebt Heimgartner gleich noch ein weiteres Beispiel nach: «Für die kommende MWST-Revision können wir uns die benötigten Ordner wahlweise per Post zustellen lassen oder im Scanning Center von SimplyFind als PDF/A erfassen lassen. Alles super flexibel!» Und schon eilt er mit zufriedener Miene zum nächsten Meeting.

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