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In unseren Tutorials erklären wir Ihnen praktische Funktionen in Video-Form.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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Data Safe

Der Single Safe ist unser Angebot für Einzelpersonen. Sie können in Ihrem Single Safe persönliche Dateien sowie Passwörter speichern.

Für die Zusammenarbeit (resp. für eine geteilte Dateiablage) nutzen Sie bitte unser Angebot Team Safe.

Unsere Plattform MySimplyFind mit dem Data Safe steht Ihnen für folgende Geräte zur Verfügung:

  • Computer / Notebook
    • Mit unserer Web-App haben Sie von jedem aktuellen Browser Zugriff auf Ihren Data Safe (keine Installation notwendig).
    • Die Desktop-App steht Ihnen für Windows und Mac zur Verfügung.
  • Smartphone / Tablet
    • Unsere Apps für iOS und Android ermöglichen Ihnen den Zugriff auf den Data Safe.

Team Safes sind die perfekte Lösung für Arbeitsgruppen und Unternehmen sowie die Zusammenarbeit und den Datenaustausch in Teams.

Userzahl und Speichergrösse sind frei skalierbar. Laden Sie Mitglieder in getrennte Arbeitsbereiche ein, vergeben Sie unterschiedliche Zugriffsrechte und lassen Sie sich automatisch über Änderungen benachrichtigen.

  • Sync-Client: Die maximale Dateigrösse liegt bei 2 GB.
  • Web-App: Die maximale Dateigrösse für Uploads mit der Web-App liegt bei 500 MB.

Bitte beachten Sie, dass die maximale Dateigrösse auch von Ihrem verbleibenden Speicherplatz abhängig sein kann.

Sie können für Ihren Account jederzeit ein Upgrade durchführen. Die Bezahlung erfolgt dabei mit Kreditkarte (Visa / Mastercard) oder PayPal. Das Upgrade ist nur mit unserer Web-App möglich.

  1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen / Namen.
  3. Klicken Sie auf Abo-Upgrade und -Erneuerung.
  4. Geben Sie links, falls vorhanden, den Gutschein-Code ein.
  5. Wählen Sie im linken Bereich die gewünschte Laufzeit.
  6. Klicken Sie rechts beim gewünschten Abo auf Upgrade oder Erneuern.

Eine Datei können Sie über die Web-App oder über die mobile App sicher versenden. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link, wo er die versendete Datei herunterladen kann.

Web-App

  1. Wählen Sie die Datei aus, welche Sie versenden möchten.
  2. Machen Sie einen rechten Mausklick auf die markierte Datei und wählen Sie Sicher versenden.
  3. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Senden.

mobile App

  1. Wählen Sie die Datei aus, welche Sie versenden möchten.
  2. Tippen Sie bei der gewünschten Datei auf die drei Punkte •••.
  3. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf SICHER SENDEN.

iOS / Android App

In unserer App für iOS und Android können Sie den Offline-Zugriff für Passwörter unter Einstellungen im Menüpunkt Login ohne Internet-Verbindung die Option Passwörter verfügbar ohne Internet-Verbindung aktivieren.

Dieser Offline-Modus speichert die Passwörter verschlüsselt auf Ihrem Smartphone / Tablet, sodass Sie auch ohne Internet auf Ihre Passwörter zugreifen können. Um diese Passwörter ansehen zu können, benötigen Sie wie bei allen unseren Diensten Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort (oder falls aktiviert Ihren Fingerabdruck zum Login). Grundsätzlich ist der Offline-Modus so sicher wie Ihr MySimplyFind-Account Kennwort. Der einzige Unterschied hier ist, dass die Passwörter hier nicht gegen Brute-Force Angriffe geschützt sind. Deshalb empfehlen wir, dass Sie Ihr Gerät zusätzlich auch nochmals mit einem PIN, Passwort oder Passcode schützen.

In unserer App für iOS und Android können Sie den Offline-Zugriff für Passwörter unter Einstellungen im Menüpunkt Login ohne Internet-Verbindung die Option Passwörter verfügbar ohne Internet-Verbindung aktivieren.

Wenn Sie sich nun offline einloggen möchten, dann aktivieren Sie bitte bevor Sie sich einloggen die Option LOGIN OHNE INTERNET-VERBINDUNG. In diesem Modus können Sie alle Ihre Passwörter ohne Internet betrachten. Bitte beachten Sie, dass in diesem Modus keine Passwörter geändert / hinzugefügt werden können und der Zugriff auf die Dateien nicht möglich ist.

Der integrierte Dokumentenscanner steht Ihnen auch offline zur Verfügung.

Android (ab Android Nougat 7.1)

  1. Drücken Sie einige Sekunden auf die App-Verknüpfung bis der Dialog Dokument scannen erscheint.
  2. Wählen Sie Dokument scannen
  3. Scannen Sie die gewünschten Seiten und nehmen Sie optional Anpassungen vor.
  4. Klicken Sie oben rechts auf das Häkchen.
  5. Die Datei wird nun auf dem Gerät gespeichert.
  6. Beim nächsten Login erscheint der Speichern-Dialog, wo Sie den Speicherort der Datei bestimmen können.

iOS (für iPhones mit 3D Touch)

  1. Drücken Sie fest auf das MySimplyFind App-Symbol.
  2. Wählen Sie Dokument scannen
  3. Scannen Sie die gewünschten Seiten und nehmen Sie optional Anpassungen vor.
  4. Klicken Sie oben rechts auf das Häkchen.
  5. Die Datei wird nun auf dem Gerät gespeichert.
  6. Beim nächsten Login erscheint der Speichern-Dialog, wo Sie den Speicherort der Datei bestimmen können.

Eine Datei können Sie über die Web-App oder über die mobile App sicher versenden. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link, wo er die versendete Datei herunterladen kann.

Web-App

  1. Wählen Sie die Datei aus, welche Sie versenden möchten.
  2. Machen Sie einen rechten Mausklick auf die markierte Datei und wählen Sie Sicher versenden.
  3. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Senden.

mobile App

  1. Wählen Sie die Datei aus, welche Sie versenden möchten.
  2. Tippen Sie bei der gewünschten Datei auf die drei Punkte •••.
  3. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf SICHER SENDEN.

Konto und Preispläne

Wir sind davon überzeugt, dass unsere Kunden für gute Produkte und Dienstleistungen bereit sind zu bezahlen. Wir geben Ihnen aber die Möglichkeit vor einem Kauf unsere Dienstleistungen mit einer Test-Phase für eine bestimmte Zeit kostenfrei zu testen. Die Test-Phase ist für Sie unverbindlich. Der getestete Single Safe oder Team Safe lässt sich bis zum Ende der Test-Phase in einen kostenpflichtigen Safe umwandeln. Kontaktieren Sie uns diesbezüglich.

Single Safe

Sie können den Single Safe mit dem Abo Small für 60 Tage kostenlos testen. Wählen Sie dazu nach dem Registrieren das Abo Small Trial und klicken Sie auf Kostenlos nutzen. Anschliessend können Sie den kompletten Funktionsumfang des Abos nutzen.

Team Safe

Nutzen Sie unseren Team Safe für zwei Personen sowie mit 20 GB Speicherplatz für 30 Tage kostenlos. Registrieren Sie sich dazu zuerst für den Single Safe (Kostenlos nutzen) und wählen Sie anschliessend im Dashboard Team Safe hinzufügen.

Single Safe

Wenn Sie keinen Speicherplatz mehr für Passwörter oder Dateien haben, so können Sie jederzeit ein Upgrade vornehmen.

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie Abo-Upgrade und -Erneuerung.
  2. Wählen Sie neues Abo und klicken Sie auf  Upgrade.
  3. Nach der Bezahlung steht Ihnen das neue Abo mit dem Speicher umgehend zur Verfügung.

Sollten Sie mehr als 100GB Speicherplatz benötigen (Maximum Abo Large), so nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.

Team Safe

Nutzen Sie das Formular Team Safe Zusatzspeicher für eine Speichererweiterung: Zum Formular >

Wenn Sie Ihr Mobiltelefon verloren haben, so müssen Sie den Zugriff auf Ihr Konto mit dem Wiederherstellungs-Code zurücksetzen.

Ihr Single Safe wird nach Ablauf der Test-Phase automatisch deaktiviert. Ab diesem Zeitpunkt können Sie sich nicht mehr einloggen. Möchten Sie den Single Safe mit einem unserer Preispläne kaufen, so melden Sie sich bei unserem Support.

Sie werden von uns nach Ablauf der Test-Phase per E-Mail darauf hingewiesen, dass Ihr Single Safe nun deaktiviert wurde. Ihre Daten bleiben mindestens für weitere 30 Tage gespeichert, bevor diese anschliessend unwiderruflich gelöscht werden.

Single Safe

Einen Monat vor Ablauf Ihres Abos erhalten Sie von uns eine E-Mail mit der Nachricht, dass Ihr Konto erneuert werden sollte. Ab diesem Zeitpunkt erhalten Sie auch bei jedem Login in der Web-App eine Meldung, dass Ihr Konto demnächst ablaufen wird.

Nach Ablauf Ihres Abos wird der Zugriff auf Ihr Konto gesperrt und Sie können sich nicht mehr einloggen. Ihre Daten bleiben mindestens für weitere 30 Tage gespeichert, bevor diese anschliessend unwiderruflich gelöscht werden können.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihr Abo nicht automatisch verlängern und wir Ihre Kreditkarte nicht automatisch belasten.

Team Safe

Bitte kontaktieren Sie unseren Support für eine Verlängerung.

Je nach Region und Land, kann es etwas länger dauern, bis Sie den SMS Code für das Login erhalten.

Erhalten Sie immer noch keine SMS, prüfen Sie jeden einzelnen der nachfolgenden Punkte, bis Sie den SMS Code für das Login erhalten haben. Bitte loggen Sie sich nach jedem Schritt nochmals erneut ein.

  • Überprüfen Sie, ob Sie auf Ihrem Smartphone Empfang haben.
  • Starten Sie Ihr Smartphone neu.
  • Prüfen Sie den Empfang der SMS auf der folgenden Seite und passen Sie die Route für den SMS Versand an: SMS Route prüfen

Sollten Sie nun noch immer keinen SMS Code erhalten, so kann es sein, dass Ihre hinterlegte Mobiltelefonnummer nicht korrekt ist. Bitte nutzen Sie den Wiederherstellungs-Code und setzen Sie Ihren Account zurück. Prüfen Sie anschliessend bitte Ihre hinterlegte Mobiltelefonnummer und korrigieren Sie diese. Nach einer Wiederherstellung ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung ausgeschaltet und muss erneut manuell aktiviert werden.

E-Mail Adresse

Wir verwenden Ihre E-Mail Adresse für folgende Zwecke:

  • Administrativen Kontakt in Verbindung mit Ihrem Account (z.B. Ablauf Ihres Single Safes).
  • Informationen über neue Funktionen und Produkterweiterungen.

Mobile-Nummer (Handynummer)

Ihre Mobile-Nummer benötigen wir nur, wenn Sie das sichere Login mit Benutzername, Passwort und SMS (mTAN) aktiviert haben.

Eine detaillierte Übersicht über den Umgang mit Informationen finden Sie in unseren Datenschutzrichtlinien.

Sie können für Ihren Account jederzeit ein Upgrade durchführen. Die Bezahlung erfolgt dabei mit Kreditkarte (Visa / Mastercard) oder PayPal. Das Upgrade ist nur mit unserer Web-App möglich.

  1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen / Namen.
  3. Klicken Sie auf Abo-Upgrade und -Erneuerung.
  4. Geben Sie links, falls vorhanden, den Gutschein-Code ein.
  5. Wählen Sie im linken Bereich die gewünschte Laufzeit.
  6. Klicken Sie rechts beim gewünschten Abo auf Upgrade oder Erneuern.

Die Aktivierung des sicheren Logins (2-Faktor-Authentifizierung, 2FA) ist über die Web-App möglich.

  1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen / Namen.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf Kontakt.
  5. Speichern Sie Ihre Mobiltelefon-Nummer.
  6. Klicken Sie auf die Authentifizierungs-Methode Sicherer Login mit Benutzername, Passwort und SMS (mTAN).
  7. Um die Einstellung zu speichern klicken Sie auf Speichern und schliessen.

Single Safe Gutscheine

Wenn Sie bereits einen Data Safe Account haben, so können Sie den Gutschein-Code gemäss der Anleitung aktivieren: Zur Anleitung >

Haben Sie noch keinen Data Safe Account, erstellen Sie einen :

  1. Öffnen Sie die Seite für die Registrierung: Zur Registrierung >
  2. Wählen Sie einen Benutzernamen, ein Kennwort und geben Sie Ihre E-Mail Adresse an.
  3. Drucken Sie Ihren Wiederherstellungs-Code aus.
  4. Klicken Sie auf Login.
  5. Geben Sie im linken Bereich im Feld Gutschein Ihren Code ein.
  6. Handelt es sich um einen Rabatt-Code so schliessen Sie mit einem Klick auf das gewünschte Abo mit Kaufen ab. Haben Sie einen Code für ein gratis Abo, so klicken Sie auf Einlösen.
  7. Ihr Account ist nun erfolgreich erstellt. Viel Spass.

Team Safe Gutscheine

Damit Sie Team Safe Gutscheine einlösen können, benötigen Sie einen Data Safe Account (falls Sie noch keinen haben, erstellen Sie einen kostenlos und wählen Sie beim Abo Small Trial aus. Zur Registrierung >).

Zur Anleitung für Team Safe Gutscheine >

Wenn Sie Ihr Konto löschen wollen, so kontaktieren Sie uns bitte über das Formular persönlicher Support. Für eine Account-Löschung benötigen wir Ihren Benutzernamen. Vor der finalen Löschung führen wir eine Identitäts-Prüfung durch.

Zum Formular >

Es gibt drei unterschiedliche Abos / Preispläne welche gekauft werden können. Neben dem Unterschied bezüglich Speicherplatz und Passwörter gibt es noch einige kleine Unterschiede. Diese Unterschiede sind in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt.

SmallMediumLarge
Speicherplatz1 GB20 GB100 GB
Anzahl Passwörter50unlimitiertunlimitiert
Zwei-Faktor-Authentifizierungneinjaja
persönlicher Supportjajaja, priorisiert
sicherer Versand mit SMSneinjaja

Für Kunden welche Team Safes oder die Archivverwaltung nutzen,  wird automatisch, sofern kein anderer vorhanden, der kostenlose Preisplan Basic aktiviert. Dieser enthält 100 MB Speicher, Platz für 20 Passwörter und die Möglichkeit der Zwei-Faktor-Authentifizierung. Den Preisplan Basic gibt es nur in Kombination mit Team Safes oder der Archivverwaltung.

Mail-In Funktion

Die maximale Dateigrösse für den Mail-In Empfang ist vom E-Mail Provider des Absenders abhängig, welche meistens bei ca. 25 MB liegt. Wir unterstützen den Empfang einer Grösse bis zu 50 MB.

Sie finden Ihre persönliche Mail-In Adresse in der App für Android und iOS in den Einstellungen unter Mail-In.

Passwortmanager

In unserer App für iOS und Android können Sie den Offline-Zugriff für Passwörter unter Einstellungen im Menüpunkt Login ohne Internet-Verbindung die Option Passwörter verfügbar ohne Internet-Verbindung aktivieren.

Dieser Offline-Modus speichert die Passwörter verschlüsselt auf Ihrem Smartphone / Tablet, sodass Sie auch ohne Internet auf Ihre Passwörter zugreifen können. Um diese Passwörter ansehen zu können, benötigen Sie wie bei allen unseren Diensten Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort (oder falls aktiviert Ihren Fingerabdruck zum Login). Grundsätzlich ist der Offline-Modus so sicher wie Ihr MySimplyFind-Account Kennwort. Der einzige Unterschied hier ist, dass die Passwörter hier nicht gegen Brute-Force Angriffe geschützt sind. Deshalb empfehlen wir, dass Sie Ihr Gerät zusätzlich auch nochmals mit einem PIN, Passwort oder Passcode schützen.

In unserer App für iOS und Android können Sie den Offline-Zugriff für Passwörter unter Einstellungen im Menüpunkt Login ohne Internet-Verbindung die Option Passwörter verfügbar ohne Internet-Verbindung aktivieren.

Wenn Sie sich nun offline einloggen möchten, dann aktivieren Sie bitte bevor Sie sich einloggen die Option LOGIN OHNE INTERNET-VERBINDUNG. In diesem Modus können Sie alle Ihre Passwörter ohne Internet betrachten. Bitte beachten Sie, dass in diesem Modus keine Passwörter geändert / hinzugefügt werden können und der Zugriff auf die Dateien nicht möglich ist.

Eine nicht mehr benötigte Kategorie verschwindet automatisch, sobald diese keinem Passwort mehr zugeordnet ist.

sicherer Dateiversand

Eine Datei können Sie über die Web-App oder über die mobile App sicher versenden. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link, wo er die versendete Datei herunterladen kann.

Web-App

  1. Wählen Sie die Datei aus, welche Sie versenden möchten.
  2. Machen Sie einen rechten Mausklick auf die markierte Datei und wählen Sie Sicher versenden.
  3. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Senden.

mobile App

  1. Wählen Sie die Datei aus, welche Sie versenden möchten.
  2. Tippen Sie bei der gewünschten Datei auf die drei Punkte •••.
  3. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf SICHER SENDEN.

  1. Halten Sie die Befehlstaste (MacOS: Cmd / Windows: Ctrl/Strg) gedrückt und klicken Sie auf alle Dateien, die Sie sicher versenden möchten.
  2. Klicken Sie im rechten Bereich auf das Menü-Icon und klicken Sie auf Senden.
  3. Füllen Sie nun das Formular aus.

Sync-Client

Wenn einzelne Dateien oder Ordner nicht mit MySimplyFind synchronisiert werden können, kann dies an folgenden Gründen liegen:

Kein Speicherplatz mehr

Sobald die Speichergrenze für Ihren Single Safe oder Team Safe überschritten wurde, werden keine neuen Dateien mehr synchronisiert. Bitte führen Sie in Ihrem Single Safe ein Upgrade durch oder kontaktieren Sie unseren Support.

Inkompatible Zeichen in Datei- oder Ordnernamen

Sie verwenden eines der folgenden inkompatiblen Zeichen im Datei- oder Ordnernamen:

  • / (forward slash)
  • \ (backslash)
  • < (less than)
  • > (greater than)
  • : (colon)
  • ” (double quote)
  • | (vertical bar or pipe)
  • ? (question mark)
  • * (asterisk)

Bitte entfernen Sie die entsprechenden Zeichen aus Ihren Datei- oder Ordnernamen und starten Sie die Synchronisation erneut.

Dateien welche vom Sync-Client ignoriert werden

Sie möchten eine Datei synchronisieren welche vom Sync-Client ignoriert wird. Die folgenden Dateien werden vom Sync-Client nicht synchronisiert:

  • Name beginnt oder endet mit Leerzeichen oder Tab
  • Leere Dateien (mit Grösse 0 Bytes)
  • Datei- und Ordnernamen mit mehr als 128 Zeichen
  • desktop.ini
  • thumbs.db
  • Thumbs.db
  • .ds_store
  • .thumbnails
  • .Temporary Items
  • .Trashes
  • .DS_Store
  • .Document Revisions-V100
  • .fseventd
  • .apdisk
  • .svn
  • .htaccess
  • .mysimplyfind.*
  • .*conflicted copy.*

Dateikonflikt bei Synchronisierung

Sobald der Sync-Client feststellt, dass eine neuere Datei auf dem Server vorhanden ist, diese aber in der Zwischenzeit lokal verändert wurde, wird eine Kopie der veränderten Datei erstellt. Diese enthält den Zusatz *conflicted copy* im Dateinamen. Bitte prüfen Sie die betroffenen Dateien und entfernen Sie den Zusatz *conflicted copy* aus dem Dateinamen. Die Datei wird bei der nächsten Synchronisation wieder synchronisiert.

 

Wenn Sie Dateien in Ihrem Single Safe oder Team Safe auf Ihrem Computer löschen, dann werden diese bei der nächsten Synchronisation auch in der Web-App gelöscht und in den Papierkorb verschoben. Den Web-App Papierkorb können Sie jederzeit leeren.

Haben Sie versehentlich eine Datei in der Web-App gelöscht, so können Sie diese über den Papierkorb wiederherstellen.

Ist Ihnen beim Erscheinen einer solchen Meldung, eine grössere Änderung an der Dateistruktur bekannt, so bestätigen Sie diese mit Ja. Falls Ihnen keine grosse Änderung bekannt ist, klicken Sie auf Nein und prüfen Sie Ihre Dateistruktur.

Grösse Änderungen an der Dateistruktur sind:

  • Grosse Menge an Dateien und Ordner in einem Safe löschen
  • Umbenennen von Ordner, welche eine grosse Menge an Dateien und Ordner enthalten
  • Verschieben von Ordner, welche eine grosse Menge an Dateien und Ordner enthalten

Diese Warnung dient zu ihrem Schutz und verhindert, dass unabsichtliche Änderungen an der Dateistruktur synchronisiert werden. Eingeblendet wird diese Meldung nur bei der Person welche eine solche grosse Änderung durchgeführt hat und bei der Synchronisation von Ihrem Computer zu unseren Servern (nicht umgekehrt).

Conflicted Copies entstehen, wenn zwei Personen zur gleichen Zeit Änderungen an der gleichen Datei vornehmen. Bei der Person, bei welcher der Sync-Client zuerst synchronisiert, wird die Synchronisierung normal ausgeführt. Bei der zweiten Person werden die Änderungen aber nicht synchronisiert, um einen möglichen Datenverlust zu verhindern. Die Änderungen der zweiten Person werden in einer neuen Datei gesichert. Diese neue Datei enthält zum bisherigen Dateinamen die folgenden Informationen: Name, Zeit, Datum und die Endung *conflicted copy*. Diese Version wird nicht synchronisiert. Haben Sie in Ihrem Data Safe, resp. sehen Sie in Ihrem Sync-Client eine solche Meldung, so sind Sie dafür verantwortlich die beiden Dateien zusammenzuführen. Alternativ können Sie auch einfach den Zusatz *conflicted copy* entfernen und die Synchronisierung manuell ausführen.

Eine Konflikt entsteht:

  • Wenn zwei Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten (z.B. Word).
  • Wenn zwei Personen gleichzeitig im gleichen Ordner eine Datei mit gleichem Namen erstelle

Der Sync-Client bietet Ihnen folgende drei Vorteile.

Vereinfachtes Login

Wenn Sie die 2-Faktor-Authentifizierung aktiviert haben, so profitieren Sie von einem vereinfachten Login. Dabei wird lediglich beim ersten Login eine SMS mit dem Code gesandt. Die weiteren Codes werden für zukünftige Logins automatisch berechnet (DoubleSec).

Datei-Synchronisation

Sie können Ihren Single Safe und / oder beliebige Team Safes zur Synchronisation auswählen. Diese Bereiche werden anschliessend in einem wählbaren Intervall mit Ihrem Computer synchronisiert. Wenn Sie eine Datei auf Ihrem Computer ändern, so wird diese automatisch in MySimplyFind wieder hochgeladen. Ändern Sie eine Datei in Ihrem MySimplyFind Account (z.B. über die Web-App) so wird diese Datei automatisch auch auf Ihrem Computer gesichert.

Zugriff auf Passwörter

Direkt über die Sync-Client Anwendung können Sie auf Ihre gespeicherten Zugangsdaten zugreifen. Sie können wählen ob Sie Ihr Master-Passwort jeweils eingeben möchten und nach welcher Inaktivitäts-Dauer die Passwortverwaltung automatisch gesperrt werden soll.

 

Bei der Benutzung des Sync-Clients werden Daten standardmässig ausserhalb der geschützten Umgebung vom Data Safe gespeichert (lokale Festplatte).

Mit der Sync-Client Funktion “lokale Verschlüsselung” können Single und Team Safes verschlüsselt gespeichert werden. Dabei werden die Daten auf Ihrem Client in einem Container verschlüsselt. Sobald Sie den Sync-Client schliessen, sich abmelden, oder Ihr Gerät ausgeschaltet ist, wird der Zugriff auf diesen verschlüsselten Container gesperrt.

Abhängig von Ihrem Betriebssystem und Ihrer Konfiguration kann es sein, dass Ihre Festplatte zusätzlich verschlüsselt ist. Dies hängt aber von Ihrem Betriebssystem oder optionaler Software ab und Biella SimplyFind hat darauf keinen Einfluss / keine Kontrolle.

Der Sync-Client synchronisiert Ihre Dateien jeweils alle 5 Minuten. In den Einstellungen des Sync-Clients können Sie diese Dauer anpassen (zwischen 5min und 8h). Alternativ können Sie die automatische Synchronisierung auch ausschalten und jeweils manuell eine Synchronisierung ausführen.

Synchronisierungs-Intervall anpassen

  1. Öffnen Sie den Sync-Client
  2. Klicken Sie links auf Einstellungen
  3. Verschieben Sie den Regler bei “Synchronisierungs-Intervall”

Unser Sync-Client funktioniert mit Windows und MacOS.

  1. Laden Sie die Installations-Datei herunter: Zum Download >
  2. Machen Sie einen Doppelklick auf die Installationsdatei und folgen Sie den Anweisungen.
  3. Starten Sie nach der Installation die Anwendung MySimplyFind.
  4. Wählen Sie die zu synchronisierenden Ordner (Single Safe und / oder Team Safes).
  5. Passen Sie die Einstellungen Ihren Bedürfnissen an.

Wenn Sie den Sync-Client unter Windows oder Mac entfernen, so bleiben Informationen mit den Einstellungen von MySimplyfind auf Ihrem System gespeichert. Diese Informationen helfen Ihnen bei einer späteren Neuinstallation. Für eine komplette Neuinstallation müssen Sie diese Informationen manuell entfernen.

Mac

Löschen Sie die nachfolgenden beiden Dateien von Ihrem System:

~/Library/Preferences/com.simplyfind.simplyfind.db3

~/Library/Preferences/com.simplyfind.simplyfind.plist

Windows

Löschen Sie den nachfolgenden Ordner von Ihrem System:

%USERPROFILE%\AppData\Local\Biella\simplyfind

Damit Sie einen bestehenden Single Safe oder Team Safe auf Ihrem Computer / Notebook verschlüsseln können, müssen Sie diesen im Sync-Client entfernen und neu hinzufügen.

Schritt 1: Bestehenden Safe entfernen

  1. Öffnen Sie den MySimplyFind Sync-Client.
  2. Klicken Sie im Menü auf Datei-Safe und wählen Sie den Reiter Synchronisierte Ordner.
  3. Klicken Sie auf den Safe, welchen Sie verschlüsseln möchten.
  4. Klicken Sie rechts auf Synchronisieren.
  5. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, entfernen Sie den Safe mit einem Klick auf das  –  und klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Fortfahren.
  6. Der unverschlüsselte Inhalt Ihres Safes ist noch lokal gespeichert und muss nun durch Sie manuell gelöscht werden. Wo der Sync-Client standardmässig Safes speichert erfahren Sie hier.

Schritt 2: Safe mit lokaler Verschlüsselung neu hinzufügen

  1. Klicken Sie nun unten auf den  +  Button und wählen Sie den Safe erneut aus. Klicken Sie Weiter.
  2. In der Ansicht wo Sie den lokalen Ordner auswählen können, klicken Sie einfach auf Weiter.
  3. Wählen Sie, ob Sie die automatische Synchronisation aktiviert haben wollen und klicken Sie auf Weiter.
  4. Klicken Sie nun auf Lokale Verschlüsselung aktivieren und klicken Sie auf Speichern.
  5. In der nun erscheinenden Meldung, dass der lokale Ordner nicht existiert, klicken Sie auf Ja.
  6. Sobald die Verschlüsselung eingerichtet ist, erscheint im Safe Namen der Begriff (verschlüsselt).
  7. Klicken Sie nun rechts nochmals auf Synchronisieren. Je nach Grösse des Safes kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.
  8. Ab sofort steht Ihnen nun Ihr gewünschter Safe verschlüsselt zur Verfügung.

 

  1. Öffnen Sie den MySimplyFind Sync-Client.
  2. Klicken Sie im Menü auf Datei-Safe und wählen Sie den Reiter Synchronisierte Ordner.
  3. Klicken Sie unten auf den  +  Button und wählen Sie den Safe den Sie synchronisieren wollen. Klicken Sie Weiter.
  4. In der Ansicht wo Sie den lokalen Ordner auswählen können, klicken Sie einfach auf Weiter.
  5. Wählen Sie, ob Sie die automatische Synchronisation aktiviert haben wollen und klicken Sie auf Weiter.
  6. Klicken Sie nun auf Lokale Verschlüsselung aktivieren und klicken Sie auf Speichern.
  7. In der nun erscheinenden Meldung, dass der lokale Ordner nicht existiert, klicken Sie auf Ja.
  8. Sobald die Verschlüsselung eingerichtet ist, erscheint im Safe Namen der Begriff (verschlüsselt).
  9. Klicken Sie nun rechts nochmals auf Synchronisieren. Je nach Grösse des Safes kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.
  10. Ab sofort steht Ihnen Ihr gewünschter Safe verschlüsselt zur Verfügung.

Konflikte (conflicted copy) können Sie vermeiden, indem Sie jeweils vor und nach der Änderung eines Dokumentes im Sync-Client eine manuelle Synchronisierung ausführen (im Sync-Client auf Alle Synchronisieren klicken).

Wenn Sie in grossen Teams mit vielen Mitarbeitern in einem Team Safe arbeiten, so können Sie auch einen zusätzlichen Ordner “In Bearbeitung” erstellen und Dateien für die Bearbeitung in diesen Ordner verschieben. Dateien in diesem Ordner dürfen dann nicht durch andere Team-Mitglieder bearbeitet werden. Dabei ist es wichtig, dass jeweils vor und nach der Bearbeitung im Sync-Client eine manuelle Synchronisierung ausgeführt wird.

Der Sync-Client synchronisiert auf Wunsch die Dateien Ihres Single Safes oder Team Safes mit einem Ordner auf Ihrer lokalen Festplatte. Falls Sie den Speicherort nicht manuell bei der Einrichtung des Sync-Clients geändert haben, gelten folgende Speicherorte:

Windows

C:\Users\[Windows-Benutzername]\MySimplyFind

MacOS

/Users/[MacOS-Benutzername]/MySimplyFind

Team Safe

Im Team Safe können Mitglieder unterschiedliche Berechtigungen haben. Berechtigungen können immer nur über den gesamten Team Safe vergeben werden.

  • Administrator
    Hat volle Berechtigungen auf alle Dateien. Der Administrator kann zudem neue Team-Mitglieder einladen oder bestehende entfernen/ändern.
  • Bearbeiter
    Hat volle Berechtigungen auf alle Dateien. Der Bearbeiter kann jedoch keine neuen Mitglieder einladen oder bestehende entfernen/ändern.
  • Betrachter
    Kann Dateien im SecureViewer (PDF und Bilder in der Web-App) oder auf mobilen Geräten lesen und diese herunterladen, diese jedoch nicht verändern oder neue Dateien hochladen. Der Betrachter hat keine Schreibrechte im Team Safe.
  • Eingeschränkter Betrachter
    Kann Dateien im SecureViewer (PDF und Bilder in der Web-App) oder auf mobilen Geräten lesen, diese jedoch nicht herunterladen. Diese Rolle ermöglicht ausschliesslich die Betrachtung und kein Download. Ebenfalls hat der eingeschränkte Betrachter keine Schreibrechte im Team Safe.
  • Archivar
    Kann Dateien anschauen, herunterladen und hochladen, jedoch keine Dateien ändern oder löschen. Beachten Sie bitte, dass es sich nicht um ein digitales Archiv handelt. Für die Umwandlung in ein digitales Archiv, kontaktieren Sie bitte Biella SimplyFind.

Ist Ihnen beim Erscheinen einer solchen Meldung, eine grössere Änderung an der Dateistruktur bekannt, so bestätigen Sie diese mit Ja. Falls Ihnen keine grosse Änderung bekannt ist, klicken Sie auf Nein und prüfen Sie Ihre Dateistruktur.

Grösse Änderungen an der Dateistruktur sind:

  • Grosse Menge an Dateien und Ordner in einem Safe löschen
  • Umbenennen von Ordner, welche eine grosse Menge an Dateien und Ordner enthalten
  • Verschieben von Ordner, welche eine grosse Menge an Dateien und Ordner enthalten

Diese Warnung dient zu ihrem Schutz und verhindert, dass unabsichtliche Änderungen an der Dateistruktur synchronisiert werden. Eingeblendet wird diese Meldung nur bei der Person welche eine solche grosse Änderung durchgeführt hat und bei der Synchronisation von Ihrem Computer zu unseren Servern (nicht umgekehrt).

Conflicted Copies entstehen, wenn zwei Personen zur gleichen Zeit Änderungen an der gleichen Datei vornehmen. Bei der Person, bei welcher der Sync-Client zuerst synchronisiert, wird die Synchronisierung normal ausgeführt. Bei der zweiten Person werden die Änderungen aber nicht synchronisiert, um einen möglichen Datenverlust zu verhindern. Die Änderungen der zweiten Person werden in einer neuen Datei gesichert. Diese neue Datei enthält zum bisherigen Dateinamen die folgenden Informationen: Name, Zeit, Datum und die Endung *conflicted copy*. Diese Version wird nicht synchronisiert. Haben Sie in Ihrem Data Safe, resp. sehen Sie in Ihrem Sync-Client eine solche Meldung, so sind Sie dafür verantwortlich die beiden Dateien zusammenzuführen. Alternativ können Sie auch einfach den Zusatz *conflicted copy* entfernen und die Synchronisierung manuell ausführen.

Eine Konflikt entsteht:

  • Wenn zwei Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten (z.B. Word).
  • Wenn zwei Personen gleichzeitig im gleichen Ordner eine Datei mit gleichem Namen erstelle
  1. Melden Sie sich mit Ihrem Account unter my.simplyfind.com an.
  2. Klicken Sie oben links auf Single Safe.
  3. Klicken Sie neben Team auf Erstellen.
  4. Geben Sie einen Namen für diesen Team Safe an.
  5. Geben Sie Ihren Gutschein-Code ein. Sollten Sie keinen Gutschein-Code haben, so können Sie die Lösung für 2 Mitarbeiter und 30 Tage kostenlos testen.
  6. Klicken Sie auf Fertig.
  7. Sie können nun weitere Mitglieder in Ihren Team Safe einladen.

Team Safe Mitglieder erhalten automatisch für die persönliche Nutzung den kostenlosen Single Safe Preisplan Basic mit 100MB Speicher.

Konflikte (conflicted copy) können Sie vermeiden, indem Sie jeweils vor und nach der Änderung eines Dokumentes im Sync-Client eine manuelle Synchronisierung ausführen (im Sync-Client auf Alle Synchronisieren klicken).

Wenn Sie in grossen Teams mit vielen Mitarbeitern in einem Team Safe arbeiten, so können Sie auch einen zusätzlichen Ordner “In Bearbeitung” erstellen und Dateien für die Bearbeitung in diesen Ordner verschieben. Dateien in diesem Ordner dürfen dann nicht durch andere Team-Mitglieder bearbeitet werden. Dabei ist es wichtig, dass jeweils vor und nach der Bearbeitung im Sync-Client eine manuelle Synchronisierung ausgeführt wird.

Volltextsuche

Dateien werden bis zu einer maximalen Grösse von 20 MB indexiert. Die genauen Spezifikationen finden Sie hier.

Mit unserer Volltextsuche können Sie noch nicht nach Dateinamen suchen. Sie können aber links in der Ordnerstruktur in die Ansicht Alle Dateien wechseln. Wenn Sie nun in der Suchmaske oben einen Begriff eingeben, wird lediglich innerhalb der Dateinamen gesucht.

Für die Volltextsuche werden während des Uploads die Dateien indexiert. Dies ist eine Voraussetzung, damit in den Dateien nach Text gesucht werden kann. Bei PDF-Dateien ohne indexierten Text (z.B. Fotos in PDF mit Text) erkennt unser System den Text (OCR).

Folgende Dateitypen werden bis zu einer Grösse von 20MB indexiert:

  • DOC
  • DOCX
  • XLX
  • XLSX
  • PPT
  • PPTX
  • PDF

Folgende Dateitypen werden bis zu einer Grösse von 10MB indexiert:

  • RTF
  • XML
  • TXT

Eine Datei braucht ca. 7 Sekunden, bis sie indexiert ist. Abhängig von der Dateigrösse und der Textmenge der Datei, kann dieser Wert aber stark variieren.

Beim ersten Upload einer grösseren Datenmenge (z.B. bei der Neueinrichtung eines Team Safes) kann es durchaus 24h dauern, bis alle Dateien indexiert sind.

Jeder Single Safe und Team Safe hat einen eigenen Indexierungs-Status.

Wenn Sie einen Single oder Team Safe geöffnet haben, finden Sie rechts in der Detail-Ansicht Informationen über die Indexierung. Bitte beachten Sie, dass die Volltextsuche erst bei 100% einwandfrei funktioniert.

Web-App

Mit der Web-App haben Sie die Möglichkeit PDF sowie Bilddateien direkt im Browser zu betrachten, ohne diese manuell herunterzuladen.

Bei entsprechenden Dateien erscheint in der Detail-Ansicht rechts der Button Anzeigen.

Die PDF Vorschau sowie die Betrachtung funktioniert grundsätzlich mit allen PDF-Standards und Versionen.

  • PDF-Dateien werden bis zu einer maximalen Grösse von 50MB unterstützt.
  • PDFs mit einem eigenständigen Passwortschutz können nicht angezeigt werden.

Sie können für Ihren Account jederzeit ein Upgrade durchführen. Die Bezahlung erfolgt dabei mit Kreditkarte (Visa / Mastercard) oder PayPal. Das Upgrade ist nur mit unserer Web-App möglich.

  1. Loggen Sie sich in Ihren Account ein.
  2. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Benutzernamen / Namen.
  3. Klicken Sie auf Abo-Upgrade und -Erneuerung.
  4. Geben Sie links, falls vorhanden, den Gutschein-Code ein.
  5. Wählen Sie im linken Bereich die gewünschte Laufzeit.
  6. Klicken Sie rechts beim gewünschten Abo auf Upgrade oder Erneuern.

Eine Datei können Sie über die Web-App oder über die mobile App sicher versenden. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link, wo er die versendete Datei herunterladen kann.

Web-App

  1. Wählen Sie die Datei aus, welche Sie versenden möchten.
  2. Machen Sie einen rechten Mausklick auf die markierte Datei und wählen Sie Sicher versenden.
  3. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Senden.

mobile App

  1. Wählen Sie die Datei aus, welche Sie versenden möchten.
  2. Tippen Sie bei der gewünschten Datei auf die drei Punkte •••.
  3. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf SICHER SENDEN.

Mehrere Dateien werden als Archiv (ZIP-Datei) heruntergeladen.

Alle Dateien und Ordner innerhalb eines Ordners

  1. Klicken Sie in der Kopfzeile der Datei und Ordner-Ansicht in die Checkbox. Anschliessend sind alle Dateien markiert
  2. Klicken Sie in der Detail-Ansicht rechts auf Download.

Einzelne Dateien und Ordner innerhalb eines Ordners

  1. Halten Sie die Befehlstaste (MacOS: Cmd / Windows: Ctrl/Strg) gedrückt und klicken Sie auf alle Dateien und Ordner, die Sie herunterladen möchten.
  2. Klicken Sie in der Detail-Ansicht rechts auf Download.

Wiederherstellung des Kontos

Bei einem vergessenen Benutzernamen haben Sie folgende Optionen um diesen herauszufinden:

  • Haben Sie auf Ihrem Smartphone in der MySimplyFind App die Option „Login mit Fingerabdruck“ aktiviert? Dann können Sie sich so einloggen und in den Einstellungen Kontoinformationen Ihren Benutzernamen ansehen.
  • Wir haben Ihnen bei der Einrichtung des MySimplyFind Accounts eine E-Mail mit dem Benutzernamen gesendet. Suchen Sie in Ihren E-Mails nach “Willkommen zu MySimplyFind“, um diese E-Mail zu finden. Diese enthält Ihren Benutzernamen.
  • Nutzen Sie den 36-stelligen Wiederherstellungscode, welchen Sie beim Einrichten eines Accounts erhalten haben und geben Sie diesen unter https://my.simplyfind.com/recover ein. Sobald Sie den Wiederherstellungs-Code eingegeben haben, wird Ihr Benutzername angezeigt.

Sollten Sie mit keiner diesen Optionen Ihren Benutzernamen herausgefunden haben, so kontaktieren Sie unseren Support: zum Support.

Der Wiederherstellungscode ist die einzige Möglichkeit wie Sie Ihr vergessenes Passwort zurücksetzen können. Wir empfehlen Ihnen direkt bei der Erstellung eines MySimplyFind Accounts das PDF mit dem Wiederherstellungscode auszudrucken und physisch sicher aufzubewahren (z.B. in Ihrem Tresor oder bei Ihrem Treuhänder).

Ein Bestandteil unserer Sicherheitsmassnahmen ist, dass MySimplyFind keinen Zugriff auf Ihr Passwort oder Ihren Wiederherstellungscode hat. Daher können wir Ihr Kennwort nicht zurücksetzen, falls Sie das Kennwort und den Wiederherstellungscode nicht mehr haben.

Bei einem vergessenen Passwort haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Haben Sie auf Ihrem Smartphone in der MySimplyFind App die Option “Login mit Fingerabdruck” aktiviert? Dann können Sie sich so einloggen und Ihr Kennwort ändern oder auf den Wiederherstellungscode zugreifen.
  • Nutzen Sie den 36-stelligen Wiederherstellungscode, welchen Sie beim Einrichten eines Accounts erhalten haben und geben Sie diesen unter https://my.simplyfind.com/recover ein. Falls das sichere Login aktiviert war, ist die mTAN Authentifizierung nach der Wiederherstellung deaktiviert.

Bitte beachten Sie, dass es bei unserer Lösung aufgrund der kundenspezifischen Verschlüsselung NICHT möglich ist, Ihr Passwort zurückzusetzen. Ohne Ihr Passwort oder Ihren Wiederherstellungscode sind Ihre Daten unwiederbringlich verloren.

  1. Nehmen Sie Ihr Dokument / PDF mit dem Wiederherstellungs-Code hervor.
  2. Besuchen Sie auf Ihrem Computer die Webseite https://my.simplyfind.com/recover.
  3. Geben Sie den 36-stelligen Wiederherstellungscode ein (wenn Sie den Code digital haben, so können Sie den gesamten Code kopieren und einfügen).
  4. Klicken Sie auf Fortfahren.
  5. Geben Sie ein neues Kennwort ein und klicken Sie auf Speichern und einloggen.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung wird bei einer Wiederherstellung deaktiviert. Sie können diese in den Einstellungen erneut aktivieren.

Web-App

In der Web App klicken Sie auf Ihren Benutzernamen oben rechts und anschliessend klicken Sie auf Einstellungen. Unter dem Menüpunkt Wiederherstellung sehen Sie Ihren Wiederherstellungs-Code. Sie können hier das Wiederherstellungs-Dokument als PDF inkl. dem Wiederherstellungs-Code und Anleitung ansehen / speichern.

Sollten Sie den Verdacht haben, dass unberechtigte Personen Zugriff auf Ihren Wiederherstellungs-Code haben, so können Sie hier einen neuen generieren. Bitte beachten Sie, dass der alte Code umgehend ungültig wird.

mobile-App

In der mobile App (iOS und Android) finden Sie den Wiederherstellungs-Code in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Konto wiederherstellen.

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