8 Gründe für eine externe Archivierung

8 Gründe für eine externe Archivierung

Welche Vorteile bringt das Outsourcing bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Die Archivierung bindet finanzielle und personelle Ressourcen und erzeugt selber keinen direkten Ertrag. Aus diesem Grunde wird das Thema Archivierung in vielen Unternehmen eher als lästige Pflicht angesehen, statt als wichtigen Faktor auf dem Weg zum unternehmerischen Erfolg. Doch: Die passende professionelle Archivstrategie kann Kosten reduzieren, Rechtssicherheit und sogar Wettbewerbsvorteile schaffen.

Die Auslagerung der Archivierung bringt für ein Unternehmen klare Vorteile mit sich – in vielen Fällen wäre sie sogar die Voraussetzung, um eine gesetzeskonforme Archivierung der Geschäftsunterlagen überhaupt erst zu gewährleisten. Einige Bestimmungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) drängen eine externe Lagerung der Archivbestände gleichsam auf.

1. Klar geregelter Zugriff auf Dokumente

Wie überprüfbar wird bei interner Archivierung registriert, wer wann auf die Archivbestände zugreift? Art. 8 der GeBüV sagt zu dieser Thematik: «Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.» Und: «Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen.» Haben wirklich nur die berechtigten Personen Zugriff auf Verträge, Belege und Mitarbeiterdaten? Werden diese Vorgänge auch tatsächlich lückenlos dokumentiert? Bei einer externen Archivierung sind diese Voraussetzungen automatisch erfüllt.

2. Schutz vor Feuer, Wasser, Diebstahl

Wie gut ist in einem normalen Firmenarchiv der Schutz vor Elementarschäden? Der wirkungsvolle Schutz der archivierten Dokumente vor Diebstahl, Feuer, Wasser, Schimmelbefall oder anderen schädlichen Einwirkungen ist in herkömmlichen firmeneigenen Archiven oft nicht genügend erfüllt.

3. Schutz vor ungewollter Vernichtung

Die fachgerechte, zertifizierte Vernichtung von sensiblen Dokumenten am Ende des Lebenszyklus gehört zu einer umfassenden Archivführung. Ein professionelles Archivmanagement garantiert zudem, dass keine Dokumente aus Versehen entsorgt werden.

4. Klare Abgrenzung von Arbeitsunterlagen und Archiv

Die Geschäftsbücherverordnung besagt, dass archivierte Informationen von aktuellen Informationen räumlich getrennt aufbewahrt werden müssen (Art. 7 GeBüV). Alleine diese Bestimmung bedingt eine klare physische Abgrenzung der aktuellen Arbeitsunterlagen von den Archivalien. In vielen Betrieben wird dieser Aspekt zu wenig Beachtung geschenkt. Oft auch, weil es die Platzverhältnisse gar nicht zulassen. Mit einer externen Archivierung kann diese gesetzliche Bestimmung erfüllt werden.

5. Weniger Platzbedarf am eigenen Standort

Archivieren Sie Ihre Dokumente in den Büros, im Keller des Firmendomizils oder in einem Mietraum?
Nehmen wir die typische Situation eines mittleren Unternehmens, das seine Akten in den Büroräumlichkeiten lagert. Da kommen während der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht viele Ordner zusammen, die den Raumbedarf von mehreren Arbeitsplätzen besetzen. Hier drängt sich eine externe Archivierung schon aus Kostengründen auf.

6. Nur genau so viel bezahlen, wie Platz benötigt wird

Firmenarchive stossen oft entweder an Ihre Kapazitätsgrenzen oder sie sind überdimensioniert. Oder die Aktenberge werden in zu teuren Räumlichkeiten gelagert. Bei einer externen Archivierung nutzen und bezahlen Sie immer nur genau so viel Platz, wie tatsächlich gebraucht wird.

7. Effizienter dank Zeitersparnis

Archivfragen stehen oft nicht zuoberst auf der Prioritätenliste einer Geschäftsleitung. Doch durch eine externe Lösung mit übersichtlicher Archivverwaltung können Unternehmen viel Zeit sparen und damit Effizienz gewinnen. Der Zeitverlust durch unnötige Sucherei kann signifikant reduziert werden. Unternehmen sollten sich daher umfassend mit dieser Thematik auseinandersetzen und die Archivierung optimal in die Prozessabläufe einbauen..

8. Immer auf dem neusten Stand der Gesetzgebung

Egal wie sich die regulatorischen Bestimmungen entwickeln. Ein zuverlässiger externer Archivierungsdienstleister passt seine Infrastruktur und Prozesse stets den aktuellsten gesetzlichen Bestimmungen an. Dies garantiert Ihnen, dass die Anforderungen an eine gesetzeskonforme Archivierung zu jedem Zeitpunkt erfüllt sind.

Ähnliche Themen