Was ist ein PDF/A

Alles PDF oder was?

Alles PDF oder was?

Noch vor wenigen Jahren war die Abkürzung PDF für alle, die nicht im grafischen Bereich tätig waren, ein Buch mit sieben Siegeln. Heute kennt wohl jeder dieses praktische Datenformat – doch etwas Geheimnisvolles haftet dem Begriff immer noch an. Alles PDF oder was? Wer weiss schon genau, was dieses Dateiformat wirklich bedeutet und was sich hinter den Abkürzungen PDF/X, PDF/A, PDF/E oder PDF/H verbirgt? Mit diesem Artikel wollen wir das Wesentliche dieses komplexen Themenkreises kurz verständlich machen.

Grenzenloser Datenaustausch

Adobe entwickelte dieses Portable Document Format 1993. Das Dateiformat soll den Austausch von elektronischen Schriftstücken unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardwareplattform originalgetreu ermöglichen. Es können sowohl Texte als auch Bilder und Grafiken, 3D- oder bewegte Elemente eingebettet und plattformunabhängig dargestellt werden. Auch sonst ist das PDF Format gleichsam grenzenlos. Ein PDF Dokument kann theoretisch hunderttausende von Seiten enthalten und die Grösse einer einzelnen Seite kann eine Abmessung von bis zu 381×381 km aufweisen. Das ist die dreieinhalbfache Fläche der Schweiz.

Was Sie bezüglich der Archivierung über den PDF Standard wissen müssen

Ursprünglich konnten PDFs nur mit Hilfe des Acrobat Distillers von Adobe generiert werden. Mit der Freigabe von PDF als offenes Dateiformat wurde die Funktionalität direkt in viele Applikationen, so auch in die Office Programme integriert, womit jedermann seine Dokumente für den identisch reproduzierbaren Dokumentenaustausch als PDF abspeichern konnte. Dies verhalf dem PDF endgültig zum Durchbruch. Allerdings sind die so generierten «normalen» PDF nicht zertifiziert. Für den kompatiblen Dokumentenaustausch im Alltag reicht dies aus. Für die Anforderungen der grafischen Weiterverarbeitung sowie für eine sichere Langzeitarchivierung braucht es jedoch mehr.

PDF ist nicht gleich PDF

Nach und nach wurden spezifische Standards definiert und für die unterschiedlichen typischen Einsatzgebiete des PDF Formats eigene Spezifikationen mit den entsprechenden Zertifizierungen erarbeitet. Bei der digitalen Archivierung arbeitet Biella SimplyFind ausschliesslich mit dem PDF/A Standard. Dabei werden die Papierdokumente im Scanningcenter erfasst und digitalisiert. Danach können sie dank der einzigartigen semantischen Volltextsuche von SimplyFind jederzeit wieder aufgefunden und intelligent durchsucht werden.

 

PDF/X – für Grafik

Als erstes wurden die Spezifikationen ab 2001 für die grafische Anwendung als PDF/X in der ISO Norm 15930 definiert. In immer neuen Versionen wurden nach und nach weitere Funktionalitäten und technische Verbesserungen integriert. Für den effizienten, geräteunabhängigen PDF-Workflow in der grafischen Branche, insbesondere beim variablen Datendruck, kam später der PDF/VT Standard hinzu.

PDF/A – für Archiv

Im Jahre 2005 folgte das in der ISO-Norm 19005-1:2005 definierte PDF/A-1. Dieses Datenformat ist speziell zur elektronischen Langzeit-Archivierung von Dokumenten geschaffen und später zum PDF/A-2 und PDF/A-3 weiterentwickelt worden. Biella SimplyFind verwendet diese Norm für die digitale Archivierung, weil sie gegenüber anderen Formaten unzählige Vorteile bietet:

  • In Kombination mit dem Speicherumfeld von Biella SimplyFind sind die Dokumente revisionssicher gespeichert.
  • Sämtliche für die Reproduzierbarkeit benötigten Informationen sind unveränderbar eingebettet
  • Sichere Reproduktion ist über technologisch Zeiträume gewährleistet (Langzeitarchivierung)
  • Synchronisierung von elektronisch generierten und gescannten Dokumenten ist möglich
  • Prüfbare Konformität gewährleistet die Compliance und Revisionssicherheit
  • Die Volltextsuche kann auch in gescannten Dokumenten implementiert werden
  • Kleinere Datenmengen dank hohem Kompressionsgrad bei guter Erhaltung der Lesbarkeit
  • Weltweiter, offener Standard mit ISO Zertifizierung

Weitere PDF Formate

Für die spezifischen Anforderungen im Gesundheitswesen wurde der PDF/H Standard entwickelt. Technische Dokumente aus den Bereichen Ingenieurwesen, Architektur und Geo-Informationssysteme werden vorzugsweise als PDF/E abgelegt. Der PDF/UA Standard wird für barrierefreie Dokumente verwendet.

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